1. Úvod Tyto Zásady ochrany osobních údajů („Zásady“) vysvětlují, jak společnost IWE Advisory, s.r.o. („Společnost“, „my“, „nás“ nebo „naše“) shromažďuje, používá, zpřístupňuje a chrání vaše osobní údaje, když využíváte naše poradenské služby, navštěvujete naše webové stránky nebo s námi jakkoli komunikujete. Zavázali jsme se chránit vaše soukromí a zajistit, abyste měli pozitivní zkušenost na našich platformách i při využívání našich služeb. Přečtěte si prosím tyto Zásady ochrany osobních údajů pozorně. Máte-li dotazy k těmto zásadám nebo k našim postupům v oblasti ochrany soukromí, kontaktujte nás pomocí údajů uvedených níže. Tyto Zásady ochrany osobních údajů se řídí Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) (EU) 2016/679 a vztahují se na všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme. Jako poradenská společnost působící v Evropské unii dodržujeme veškeré platné právní předpisy EU a České republiky v oblasti ochrany osobních údajů. 2. Informace o správci údajů Společnost: IWE Advisory, s.r.o. Předmět podnikání: Manažerské poradenství / poradenské služby na částečný úvazek E-mail: contact@iwe-advisory.com IČO: 09800492 3. Osobní údaje, které shromažďujeme Osobní údaje shromažďujeme pouze v nezbytném rozsahu pro poskytování našich poradenských služeb a provoz našeho podnikání. Mezi kategorie osobních údajů, které můžeme shromažďovat, patří: 3.1 Od klientů a potenciálních klientů • Identifikační údaje: jméno, profesní titul, název společnosti, identifikační čísla podnikatele • Kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo, poštovní adresa, sídlo kanceláře • Profesní údaje: pracovní pozice, oddělení, profesní zázemí, kvalifikace • Komunikační údaje: záznamy o rozhovorech, e-maily, poznámky ze schůzek, diskuse k projektům • Finanční údaje: fakturační adresa, způsob platby, fakturační údaje, historie nákupů • Údaje o využívání služeb: rozsah spolupráce, harmonogram projektu, výstupy, výkonnostní metriky 3.2 Od návštěvníků webu • Technické údaje: IP adresa, typ prohlížeče, typ zařízení, operační systém • Cookies a sledování: identifikátory cookies, vzorce chování, chování při procházení, navštívené stránky • Analytické údaje: čas strávený na webu, zdroj návštěvy, kliknuté odkazy, zahájená stahování • Dobrovolné podání: odeslané kontaktní formuláře, údaje z dotazů, žádosti o konzultaci 3.3 Od uchazečů o zaměstnání • Osobní údaje: jméno, datum narození, kontaktní údaje, profesní historie • Údaje o zaměstnání: životopis, motivační dopis, kvalifikace, zkušenosti, reference • Komunikační údaje: poznámky z pohovorů, výsledky hodnocení, zpětná vazba 3.4 Od dodavatelů služeb a partnerů • Obchodní kontaktní údaje: jméno, společnost, e-mail, telefon, obchodní adresa • Transakční údaje: platební záznamy, smluvní podmínky, dohody o poskytování služeb 4. Právní základ pro zpracování Osobní údaje zpracováváme pouze na platných právních základech vymezených v článku 6 GDPR: Kategorie údajů | Účel | Právní základ • Identifikační a kontaktní údaje klienta | Poskytování poradenských služeb a spolupráce s klientem | Smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b)) • Komunikace a výstupy projektu | Plnění smluvních povinností a dodávka služeb | Smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b)) • Finanční a fakturační údaje | Vystavení faktur, zpracování plateb, účetnictví| Smlouva a právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. b), c)) • Analytika webu a technické údaje | Zlepšování funkčnosti webu a uživatelské zkušenosti | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)) • E-mailová komunikace a newslettery | Marketingová sdělení (s předchozím souhlasem) | Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)) • Údaje uchazečů o zaměstnání | Nábor a hodnocení v rámci zaměstnání | Příprava smlouvy a právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. b), c)) • Údaje dodavatelů a partnerů | Správa obchodních vztahů a smluv| Smlouva a oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. b), f)) • Záznamy o souladu s předpisy | Daňový, účetní a právní soulad | Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c)) 5. Účely zpracování Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely: 1. Dodávka služeb: poskytování poradenských služeb na částečný úvazek (CFO, COO, CMO, CBO nebo jiné role), včetně plánování, realizace, reportingu a komunikace s klientem 2. Plnění smlouvy: plnění našich smluvních povinností, řízení spoluprací, dodávka výstupů a vyřizování dotazů souvisejících se službami 3. Správa podnikání: fakturace, vystavování faktur, zpracování plateb, účetnictví a vedení finančních záznamů 4. Komunikace: reakce na dotazy, poskytování aktualizací, zasílání oznámení souvisejících se službami a udržování profesní korespondence 5. Marketing: zasílání propagačních materiálů, newsletterů a sdělení k rozvoji obchodu (pouze s vaším souhlasem) 6. Provoz webu: udržování funkčnosti webu, analýza vzorců užívání, zlepšování uživatelské zkušenosti a zajištění kybernetické bezpečnosti 7. Nábor: vyhodnocení žádostí o zaměstnání, vedení pohovorů a řízení procesu zaměstnání 8. Právní soulad: plnění daňových povinností, regulatorních požadavků, zákonů o ochraně osobních údajů a smluvních povinností 9. Řešení sporů: řešení sporů, vymáhání smluv a ochrana našich právních zájmů 10. Bezpečnost: odhalování podvodů, předcházení neoprávněnému přístupu a ochrana před škodlivou činností 6. Doba uchovávání údajů Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelů uvedených v těchto Zásadách ochrany osobních údajů nebo po dobu vyžadovanou platnými právními předpisy. Doby uchovávání: • Údaje klientů: uchovávány po dobu trvání poradenské spolupráce plus 7 let pro účetní a daňové účely (požadavek českého daňového práva) • Smluvní a fakturační údaje: 7 let (požadavek zákona o účetnictví) • Záznamy komunikace: 3 roky od poslední komunikace nebo ukončení smlouvy • Cookies a analytika webu: dle nastavení cookies (zpravidla 12–24 měsíců) • Údaje uchazečů o zaměstnání: 1 rok od data podání žádosti (není-li uchazeč přijat; poté se řídí zásadami pro zaměstnanecké záznamy) • Údaje marketingových seznamů: do odvolání souhlasu nebo žádosti o odhlášení • Bezpečnostní logy: 30–90 dní pro účely detekce narušení Po uplynutí doby uchovávání vaše osobní údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme, pokud nás právní povinnosti nezavazují k delšímu uchovávání. 7. Sdílení údajů a příjemci Vaše osobní údaje neprodáváme. Vaše osobní údaje však můžeme sdílet s následujícími kategoriemi příjemců: 7.1 Poskytovatelé služeb Pro zajištění provozu spolupracujeme s poskytovateli služeb třetích stran: • Poskytovatelé cloudového úložiště: pro bezpečné ukládání dokumentů a řízení projektů • Poskytovatelé e-mailových služeb: pro komunikaci a rozesílání newsletterů • Zpracovatelé plateb: pro bezpečné zpracování plateb a správu transakcí • Účetní software: pro fakturaci, vystavování faktur a správu finančních záznamů • Poskytovatelé hostingu: pro infrastrukturu webu a aplikací 7.2 Profesní poradci • Účetní a vedoucí účetnictví (pro finanční soulad) • Právní poradci (pro revizi smluv a řešení sporů) • Auditoři (pro finanční audity a audity souladu) 7.3 Obchodní partneři S vaším výslovným souhlasem nebo když je to nezbytné pro dodávku služeb: • Spolupracující poradci nebo subdodavatelé podílející se na vašem projektu • Spřízněné poradenské / advisory profese • Strategičtí partneři přispívající k vaší spolupráci 7.4 Orgány veřejné moci a regulátoři Pokud to vyžaduje zákon: • České daňové orgány (pro daňový soulad) • Úřady pro ochranu osobních údajů (pro regulatorní dotazy) • Soudy a orgány činné v trestním řízení (pro soudní řízení) • Regulační orgány (pro ověření souladu) 7.5 Převody podniku Pokud bude naše společnost prodána, sloučena nebo projde restrukturalizací, mohou být vaše osobní údaje předány jako součást takové transakce, a to za podmínek dohod o mlčenlivosti. Všichni příjemci jsou vázáni povinnostmi mlčenlivosti a tam, kde je to relevantní, smluvními dohodami o zpracování osobních údajů (DPA). 8. Mezinárodní předávání údajů Naše hlavní činnost je v České republice a údaje zpracováváme primárně v rámci EU/EHP. Pokud však osobní údaje předáváme mimo EU/EHP (do zemí bez rozhodnutí o odpovídající ochraně), zajišťujeme odpovídající záruky: • Standardní smluvní doložky (SCC): pro předávání do třetích zemí používáme SCC schválené EU • Rozhodnutí o odpovídající ochraně: pouze do zemí s rozhodnutím EU o odpovídající ochraně • Váš výslovný souhlas: tam, kde to vyžaduje zákon, získáme váš předchozí písemný souhlas O konkrétních předáních vás informujeme, je-li to relevantní pro vaši spolupráci. 9. Vaše práva na ochranu osobních údajů Podle GDPR máte následující práva: 9.1 Právo na přístup (článek 15) Máte právo požádat o přístup ke svým osobním údajům a získat informace o tom, jak je zpracováváme. Odpovíme do 30 dnů. Jak uplatnit: zašlete svou žádost na contact@iwe-advisory.com s předmětem „Žádost o přístup k údajům“. 9.2 Právo na opravu (článek 16) Máte právo požádat o opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů. Jak uplatnit: zašlete žádost s uvedením nepřesných údajů a správných informací na contact@iwe-advisory.com. 9.3 Právo na výmaz (článek 17) Za určitých podmínek máte právo požádat o výmaz svých osobních údajů (např. když údaje již nejsou potřebné nebo když odvoláte souhlas). Pozn.: údaje můžeme uchovat, vyžaduje-li to zákon. Jak uplatnit: zašlete „Žádost o výmaz údajů“ na contact@iwe-advisory.com s odůvodněním. 9.4 Právo na omezení zpracování (článek 18) Můžete požádat, abychom omezili způsob, jakým vaše osobní údaje zpracováváme, zejména pokud zpochybňujete jejich přesnost nebo naše využití. Jak uplatnit: zašlete e-mail na contact@iwe-advisory.com s předmětem „Žádost o omezení zpracování“. 9.5 Právo na přenositelnost údajů (článek 20) Máte právo obdržet své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a požádat, abychom je předali jiné organizaci. Jak uplatnit: zašlete „Žádost o přenositelnost údajů“ na contact@iwe-advisory.com. 9.6 Právo vznést námitku (článek 21) Máte právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech nebo proti marketingovým sdělením. Jak uplatnit: zašlete e-mail na contact@iwe-advisory.com s předmětem „Námitka proti zpracování“ a uveďte své důvody. 9.7 Právo odvolat souhlas (článek 7) Pokud údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Jak uplatnit: zašlete písemnou žádost o odvolání na contact@iwe-advisory.com. 9.8 Práva související s automatizovaným rozhodováním (článek 22) Máte právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které má pro vás právní účinky nebo se vás významně dotýká. Pozn.: Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování s právními následky. 9.9 Uplatnění vašich práv Pro uplatnění kteréhokoli z těchto práv nás kontaktujte na: E-mail: contact@iwe-advisory.com Uveďte prosím dostatečné informace k vaší identifikaci a upřesněte, které právo uplatňujete. Odpovíme do 30 dnů (u složitých žádostí lze prodloužit na 90 dní). Odpovědi na žádosti o přístup k údajům poskytujeme bezplatně, pokud nejsou žádosti zjevně neopodstatněné nebo nepřiměřené. 10. Zabezpečení údajů Zavádíme vhodná technická a organizační opatření k ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, změnou, zpřístupněním nebo zničením: 10.1 Technická opatření • Šifrování: údaje při přenosu (TLS/SSL) i v klidu (AES-256 nebo ekvivalent) • Řízení přístupu: přístup podle rolí, ověřování (vícefaktorové tam, kde je to relevantní), zásady pro hesla • Zabezpečení sítě: firewally, detekce narušení, pravidelné posuzování zranitelností • Zálohování dat: pravidelné automatizované zálohy bezpečně uložené s postupy obnovy • Správa aktualizací: včasné nasazování bezpečnostních aktualizací do všech systémů 10.2 Organizační opatření • Školení personálu: školení o ochraně soukromí a bezpečnosti pro všechny zaměstnance • Ochrana údajů již od návrhu: zohlednění soukromí ve všech nových projektech a procesech • Posuzování dodavatelů: bezpečnostní hodnocení poskytovatelů služeb třetích stran • Plán reakce na incidenty: postupy pro detekci, reakci a hlášení porušení zabezpečení údajů • Omezení přístupu: přístup k osobním údajům omezen na oprávněné osoby s legitimní potřebou 10.3 Omezení Přestože zavádíme robustní bezpečnostní opatření, žádný systém není zcela bezpečný. Nemůžeme zaručit absolutní ochranu před všemi možnými hrozbami. Za zachování důvěrnosti přihlašovacích údajů a hesel, které poskytnete, odpovídáte vy. 11. Cookies a sledovací technologie Naše webové stránky používají cookies a podobné sledovací technologie ke zlepšení funkčnosti a analýze užívání: 11.1 Typy cookies Nezbytné cookies: nutné pro funkčnost webu (např. správa relace, bezpečnost). Tyto nelze vypnout bez narušení funkčnosti webu. Analytické cookies: slouží k pochopení návštěvnosti webu a chování uživatelů (např. Google Analytics). Pomáhají nám zlepšovat web a služby. Marketingové cookies: sledují vaše interakce pro účely cílené reklamy a marketingu. Cookies třetích stran: nastavené externími partnery pro analytiku, reklamu nebo funkce sociálních sítí. 11.2 Vaše předvolby cookies Máte právo cookies řídit: • Lišta souhlasu s cookies: při první návštěvě se zobrazí lišta souhlasu; předvolby upravte pomocí ní • Nastavení prohlížeče: cookies zakažte v nastavení prohlížeče (pozn.: některé funkce nemusí fungovat správně) • Odkazy pro odhlášení: z analytických a marketingových cookies se můžete odhlásit prostřednictvím našeho rozhraní pro správu cookies • Do Not Track (DNT): signály DNT respektujeme tam, kde je to relevantní 11.3 Doba uchovávání cookies Cookies se zpravidla uchovávají 12–24 měsíců, v závislosti na typu a účelu. Podrobnosti k jednotlivým cookies najdete v našich Zásadách používání cookies. 12. Odkazy na stránky třetích stran Naše webové stránky mohou obsahovat odkazy na stránky třetích stran. Za jejich postupy v oblasti ochrany soukromí neneseme odpovědnost. Před poskytnutím osobních údajů si prosím přečtěte jejich zásady ochrany osobních údajů. 13. Soukromí dětí Naše poradenské služby jsou určeny obchodním profesionálům a nejsou určeny dětem mladším 18 let. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje dětí. Pokud zjistíme, že nám dítě poskytlo osobní údaje, podnikneme kroky k jejich neprodlenému vymazání. 14. Změny těchto Zásad ochrany osobních údajů Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme aktualizovat, abychom zohlednili změny našich postupů, technologií, právních požadavků nebo jiných faktorů. O podstatných změnách vás budeme informovat takto: 1. Zveřejněním revidovaných zásad na našem webu s aktualizovaným datem účinnosti 2. Zasláním e-mailového oznámení o významných změnách (pokud jste poskytli e-mail) 3. Vyžádáním výslovného souhlasu u zásadních změn postupů zpracování Pokračováním v užívání našich služeb po nabytí účinnosti změn vyjadřujete souhlas s aktualizovanými Zásadami ochrany osobních údajů. Naposledy aktualizováno: 14. ledna 2026 Datum účinnosti: 14. ledna 2026 15. Kontaktní údaje a dozorový úřad Máte-li dotazy k těmto Zásadám ochrany osobních údajů nebo si přejete uplatnit svá práva na ochranu osobních údajů, kontaktujte nás prosím: Dotazy k ochraně údajů: contact@iwe-advisory.com Obecné dotazy: contact@iwe-advisory.com Pokud se domníváte, že jsme porušili vaše práva na ochranu osobních údajů, nebo nejste spokojeni s naší odpovědí, máte právo podat stížnost u českého dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7 Česká republika Web: https://www.uoou.cz/ E-mail: posta@uoou.cz Telefon: +420 234 665 830 Máte rovněž právo podat stížnost u kteréhokoli dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů v EU/EHP v místě svého bydliště nebo práce. 16. Definice • Osobní údaje: jakákoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby • Zpracování: jakákoli operace s osobními údaji (shromáždění, uložení, použití, přenos, výmaz) • Správce údajů: subjekt určující účely a prostředky zpracování (naše Společnost) • Zpracovatel údajů: subjekt zpracovávající údaje jménem správce (naši poskytovatelé služeb) • GDPR: Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 • Oprávněný zájem: naše obchodní zájmy na zpracování údajů, vyvážené vůči vašim právům na soukromí ________________________________________ Příloha: Přehled činností zpracování osobních údajů Činnost zpracování | Údaje | Kategorie | Právní základ | Příjemci | Uchovávání • Dodávka poradenských služeb | Identifikační, kontaktní, profesní, komunikační| Smlouva | Realizační tým, subdodavatelé | Doba trvání + 7 let • Fakturace a vyúčtování | Finanční, identifikační, kontaktní | Smlouva, právní povinnost | Účetní, zpracovatel plateb | 7 let • Analytika webu | Technické, behaviorální, IP adresa | Oprávněný zájem | Poskytovatel analytiky | 12–24 měsíců • Marketingová komunikace | E-mail, kontakt, předvolby | Souhlas | Poskytovatel e-mailových služeb | Do odhlášení • Zaměstnanecké záznamy | Osobní, pracovní, komunikační | Smlouva, právní povinnost | HR, mzdy, úřady | Doba zaměstnání + zákonná lhůta • Žádosti o zaměstnání | Osobní, pracovní, kvalifikační | Příprava smlouvy | Náborový tým, rozhodující osoby | 1 rok • Správa dodavatelů | Obchodní kontakt, transakce | Smlouva, oprávněný zájem | Finance, nákup | Doba trvání smlouvy + 7 let • Bezpečnost a prevence podvodů | Technické, behaviorální, IP | Oprávněný zájem | Bezpečnostní systémy, úřady | 30–90 dní ________________________________________